Tuto EBP : préparer un dossier avant une intervention ou une migration

Ce qu’il faut retenir : une intervention EBP se passe beaucoup mieux quand le dossier est préparé : version, sauvegarde, utilisateurs, modules, emplacement des données et objectif exact.

Avant l’intervention

• Identifier la version EBP et les modules utilisés.
• Faire une sauvegarde et vérifier qu’elle est exploitable.
• Lister les postes qui accèdent au dossier.
• Noter les erreurs affichées et les manipulations qui les déclenchent.
• Prévoir un créneau où les utilisateurs peuvent se déconnecter.

Pourquoi c’est important ?

Une migration ou une correction faite dans l’urgence peut interrompre la facturation, la comptabilité ou la gestion commerciale. La préparation réduit le risque et permet à l’intervenant de comprendre vite.

La bonne pratique Guiltek

Nous préférons cadrer avant d’agir : copie de sécurité, vérification de l’environnement, puis intervention documentée. C’est particulièrement utile avant une mise à jour ou la préparation à la facture électronique.

Retrouver sa version exacte

« J’ai EBP Gestion Commerciale » ne suffit pas à préparer une intervention. Il faut la version précise et la gamme, car les procédures de migration diffèrent d’une gamme à l’autre. L’information se trouve dans le menu ? puis « À propos », et mérite d’être notée avec le numéro de licence.

Notez également le mode d’installation : dossier local sur un poste, dossier partagé sur un serveur, ou base SQL. C’est ce qui détermine à la fois la durée de l’intervention et le nombre d’utilisateurs à déconnecter.

Vérifier que la sauvegarde est exploitable

Une sauvegarde EBP qui se termine sans erreur n’est pas une garantie. Le seul contrôle qui vaut consiste à la restaurer sous un autre nom de dossier et à ouvrir ce dossier restauré. Trois minutes suffisent, et c’est ce qui distingue une sauvegarde d’une intention de sauvegarde.

• Restaurer dans un dossier de test, jamais par-dessus le dossier de production.
• Ouvrir le dossier restauré et vérifier les derniers documents saisis.
• Contrôler que les journaux comptables et les dernières factures sont bien présents.
• Conserver cette copie jusqu’à la validation complète de l’intervention.

Le jour de l’intervention

Prévoyez un créneau où personne ne saisit. Une migration lancée pendant qu’un utilisateur facture peut laisser le dossier dans un état incohérent, et la reprise coûte alors bien plus cher que l’attente.

Prévoyez aussi le retour à l’état antérieur : que fait-on si la migration échoue ou si un module ne fonctionne pas comme prévu ? Une intervention préparée comprend toujours ce plan de repli, et le moment où l’on décide de l’activer.

Pour un accompagnement, consultez nos services EBP à Orléans ou l’article sur le rôle d’un intégrateur EBP .