Suite aux évènements de l’année 2020, de nombreuses enseignes ont choisi de proposer du télétravail à leurs employés lorsque cela était possible. Généralement bien accueillie, cette solution présente pour autant certaines problématiques qu’il aura fallu régler en amont. En effet, la connexion des particuliers à l’intranet de l’entreprise, le traitement et la sécurisation des données confidentielles ou encore le système de visioconférence sont autant d’aspects à prendre en compte.

Le traitement et la sécurisation des données

Afin de permettre aux employés de travailler dans les meilleures conditions possibles même à distance, le VPN – réseau virtuel privé – se révèle être la solution la plus privilégiée. Cela permet notamment d’accéder à l’intranet de la société à distance et en toute sécurité. Effectivement, grâce à cet outil les données qui naviguent entre l’ordinateur et le serveur privé sont cryptées.

Aussi, l’adresse IP est modifiée pour masquer la localisation. Ce système permet de simuler le fait d’être au bureau sans pour autant y être avec toute la sécurité requise. Si l’intervention d’un opérateur ne se révèle pas nécessaire alors une entreprise informatique peut mettre en place le VPN. Il est également possible de se munir d’un token de sécurité qui fonctionne assez simplement puisqu’il dispose d’un mot de passe provisoire permettant la connexion à l’intranet.

L’accès aux boites mails en ligne

Les boites mails Office 365 ou Google Workspace sont idéales car elles sont en ligne. L’avantage est que cela vous permet – même en télétravail – d’avoir accès à l’ensemble des documents et à tous les partages. Ces dernières présentent un système complet (mail, drive en ligne et gestion de l’annuaire avec les licences) sans avoir besoin d’un serveur. Un réel espace de travail en équipe est dédié ce qui vous permet de rester en contact avec vos clients et fournisseurs où que vous soyez. De nombreux forfaits sont proposés et permettent de choisir la solution la plus adaptée.

Si vous ne disposez pas de ce type de boite mail et n’avez pas les compétences nécessaires, il peut se révéler utile de demander à une entreprise d’informatique de réaliser un transfert entre votre ancienne boite mail et la nouvelle. Cette opération peut demander entre 1 et 5 jours en fonction du nombre d’adresses et du niveau de sécurité demandé (sauvegarde intermédiaire, mise à jour des adresses, récupération des données etc).   

Le système de visioconférence

Dans le but de garder un certain contact avec les employés mais aussi entre collègues, la visioconférence a largement été démocratisée depuis de nombreux mois. Une nouvelle manière de communiquer a donc été apprivoisée. Si les ordinateurs personnels ou professionnels des employés ne sont pas équipés d’une caméra, il peut s’avérer utile de les équiper en conséquence. Nous rappelons pour autant que leur utilisation n’est pas obligatoire.

Il est bon de rappeler que les solutions comme Office 365 et Google Workspace proposent au sein de leurs forfaits des plateformes de visioconférence. En effet, vos réunions peuvent être organisées avec Teams ou Meet. Ces derniers vous permettent de collaborer à plusieurs en vidéo ou simplement par Chat.

La téléphonie

S’il n’est pas possible ou trop contraignant de transporter votre téléphone fixe du travail à votre domicile, alors des solutions existent. En termes de téléphonie il est tout à fait possible de s’équiper de solutions permettant de simuler un numéro de téléphone. Cela vous permettra d’appeler à distance tout en utilisant virtuellement le numéro du travail. Pour cela, il suffit de paramétrer le téléphone en ce sens. Grâce à cette alternative, être muni d’un téléphone portable professionnel n’est donc pas nécessaire.

Ces éléments sont les principaux outils pour une bonne installation et une bonne protection en télétravail. Avec le temps de nouvelles opportunités seront très certainement découvertes et viendront agrémenter le panel indispensable du bureau idéal en télétravail. Restez donc à l’affut des actualités pour être alertés en cas d’innovation à ce sujet.

Auteur: Marine ALLOITTEAU DESPREZ

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